Wzór umowy · aktualizacja 19 września 2026

Umowa najmu mieszkania: wzór PDF i Word do pobrania

Wzór umowy najmu mieszkania od Denwi to bezpłatny plik PDF (także w Wordzie) na trzy strony A4 dla wynajmującego i najemcy, którzy są osobami prywatnymi. Zaznaczasz w nim najem na czas oznaczony albo nieoznaczony, wpisujesz czynsz, sposób płacenia za media i kaucję. Zapisy o podwyżkach, kaucji i wypowiedzeniu są zgodne z ustawą o ochronie praw lokatorów, a trzecia strona to gotowy protokół zdawczo-odbiorczy z licznikami, kluczami i wyposażeniem.

PDF i Word
3 strony A4
Bez rejestracji
0 zł

Pierwsza strona wzoru umowy najmu mieszkania z polami na dane wynajmującego i najemcy, opis lokalu, czas najmu, czynsz i opłaty za media

Otwórz cały PDF

Pobierz wzór PDF163 KB · gotowy do druku Pobierz w WordzieDOCX · do edycji

Wypełnij online i pobierz gotową Otwórz PDF w przeglądarce

Masz mieszkanie do wynajęcia? Wystaw ogłoszenie za 0 zł

Format:: PDF i Word (DOCX), 3 strony A4
W zestawie:: protokół zdawczo-odbiorczy (załącznik)
Wypełnianie:: długopisem lub na komputerze
Dla kogo:: najem między osobami prywatnymi
Cena:: 0 zł, bez rejestracji
Stan prawny:: wrzesień 2026

Co zawiera wzór umowy

Strony i § 1. Przedmiot najmu
Dane wynajmującego i najemcy z dowodów osobistych oraz kontakt. W § 1 adres, powierzchnia, liczba pokoi, numer księgi wieczystej i pomieszczenia przynależne, na przykład piwnica albo miejsce w garażu. Stan lokalu opisuje protokół z ostatniej strony.
§ 2. Czas trwania najmu
Kratka: czas oznaczony (z datą końca, najwyżej 10 lat) albo nieoznaczony. Najem na czas oznaczony dłuższy niż 10 lat po tym czasie staje się najmem na czas nieoznaczony (art. 661 k.c.). Osobno wpisujecie dzień wydania kluczy.
§ 3 i § 4. Czynsz i media
Czynsz z terminem płatności i numerem konta. Opłatę dla wspólnoty lub spółdzielni wpisujesz jako część czynszu, bo poza czynszem wynajmujący może pobierać tylko opłaty niezależne od niego, czyli prąd, gaz, wodę, ciepło i odpady (art. 9 ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów). Media rozliczacie według rachunków, zaliczek albo umów najemcy z dostawcami.
§ 5. Zmiana czynszu
Podwyżka tylko przez pisemne wypowiedzenie wysokości czynszu z 3-miesięcznym terminem, na koniec miesiąca i nie częściej niż co 6 miesięcy. Najemca może odmówić przyjęcia podwyżki albo zakwestionować ją w sądzie (art. 8a i 9 ustawy).
§ 6. Kaucja
Kwota i jej krotność względem czynszu, sposób wpłaty z pokwitowaniem. Kaucja może wynieść najwyżej 12 czynszów, wraca w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu udokumentowanych należności, w kwocie zwaloryzowanej do aktualnego czynszu (art. 6 ustawy).
§ 7 i § 8. Używanie lokalu, naprawy, zwierzęta
Lista osób zamieszkujących z najemcą, zgoda na zwierzęta (kratka), podnajem i przeróbki tylko za pisemną zgodą. Drobne naprawy obciążają najemcę (art. 681 k.c.), pozostałe wynajmującego. Właściciel wchodzi do mieszkania po uzgodnieniu terminu, bez tego tylko przy awarii.
§ 9. Wypowiedzenie umowy
Wynajmujący wypowiada tylko z przyczyn z art. 11 ustawy, na piśmie i z podaniem przyczyny. Najemca ma wpisany termin wypowiedzenia, a przy umowie na czas oznaczony listę ważnych przyczyn, bez której wcześniejsze wyjście z umowy nie byłoby możliwe (art. 673 § 3 k.c.).
§ 10, § 11 i Załącznik nr 1. Zwrot i protokół
Zwrot lokalu w stanie niepogorszonym, bez odpowiedzialności za normalne zużycie. Kratka rozstrzyga, czy najemca odnawia (maluje) lokal przy wyprowadzce: tak stanowi ustawa, ale przy prywatnym mieszkaniu możecie to zmienić (art. 6e i 6f ustawy). Dalej forma pisemna zmian, zameldowanie i miejsce na dodatkowe ustalenia. Protokół zdawczo-odbiorczy ma kolumny na stan przy wydaniu i przy zwrocie, więc jedna kartka służy przez cały najem.

Jak wypełnić umowę krok po kroku

1
Sprawdź, kto wynajmuje
Porównaj dane wynajmującego z dowodem osobistym i księgą wieczystą (przeglądarka ksiąg wieczystych Ministerstwa Sprawiedliwości jest bezpłatna). Gdy mieszkanie ma kilku właścicieli, poproś o zgodę pozostałych.
2
Wypełnij § 1 do § 4
Zaznacz czas najmu, wpisz czynsz, część dla wspólnoty, termin płatności i numer konta. Wybierz jeden sposób rozliczania mediów i przekreśl pozostałe.
3
Ustal kaucję i zasady
Wpisz kwotę kaucji i jej krotność, osoby zamieszkujące i zgodę na zwierzęta. Przy umowie na czas oznaczony dopisz w § 9 przyczyny wypowiedzenia, które są dla was ważne.
4
Spiszcie protokół w dniu wydania kluczy
Obejdźcie mieszkanie razem, spiszcie numery i stany liczników, klucze i usterki. Zróbcie zdjęcia każdego pomieszczenia i liczników.
5
Podpiszcie dwa egzemplarze
Podpisy na umowie i na protokole. Puste linie przekreślcie. Czynsz i kaucję najlepiej płacić przelewem z opisem, za jaki miesiąc.

Najczęstsze błędy w umowie

Wypowiedzenie „ze skutkiem natychmiastowym z dowolnej przyczyny” w umowie. Zapis gorszy dla lokatora niż art. 11 ustawy nie działa.
Kaucja zatrzymywana w całości jako kara. Wynajmujący może potrącić tylko udokumentowane należności z najmu.
Brak protokołu. Kodeks zakłada, że lokal wydano w dobrym stanie (art. 675 § 3 k.c.), więc najemca bez protokołu trudno udowodni stare usterki.
Umowa na czas oznaczony bez przyczyn wcześniejszego wypowiedzenia. Najemca, który musi się wyprowadzić, zostaje z czynszem do końca umowy.
Liczniki bez numerów i stanów. Przy rozliczeniu nie wiadomo, kto zużył ile prądu i wody.
Czynsz płacony gotówką bez pokwitowań. Przelew z opisem to najprostszy dowód zapłaty dla obu stron.

Pobierz wzór PDF Pobierz w Wordzie (DOCX)

Co zrobić po podpisaniu umowy

Zapisz je sobie albo wydrukuj tę stronę razem z dokumentem.

Kto	Co	Termin	Podstawa
Najemca	Zameldowanie, gdy zamieszkuje w lokalu dłużej niż 3 miesiące	do 30. dnia od zamieszkania	gov.pl
Wynajmujący	Ryczałt od przychodów z najmu (8,5% do 100 000 zł rocznie, 12,5% od nadwyżki)	do 20. dnia następnego miesiąca	podatki.gov.pl
Wynajmujący	Zeznanie PIT-28 za rok, w którym były przychody z najmu	15 lutego - 30 kwietnia	podatki.gov.pl
Wynajmujący	Zwrot kaucji po opróżnieniu lokalu	1 miesiąc	art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów
Obie strony	Roszczenia o szkody w lokalu, zwrot nakładów lub nadpłaconego czynszu	1 rok od zwrotu lokalu	art. 677 k.c.

Policz, zanim podpiszesz

Wynajmujesz mieszkanie?

Zanim podpiszesz umowę, znajdź najemcę. Ogłoszenie o wynajmie na Denwi kosztuje 0 zł i nie pobieramy prowizji. Zobacz, jak działają darmowe ogłoszenia na Denwi

Dodaj ogłoszenie za darmo Mieszkania na wynajem i sprzedaż

Najczęstsze pytania

Czy umowa najmu mieszkania musi być na piśmie?

Nie zawsze, ale warto. Najem na czas dłuższy niż rok bez formy pisemnej uważa się za zawarty na czas nieoznaczony (art. 660 k.c.), a podwyżka czynszu i wypowiedzenie przez właściciela wymagają pisma. Zwykłej umowy najmu nie zawiera się u notariusza.

Ile może wynosić kaucja za wynajem mieszkania?

Najwyżej 12-krotność miesięcznego czynszu przy zwykłym najmie i 6-krotność przy najmie okazjonalnym. W praktyce najczęściej jest to jeden lub dwa czynsze. Kaucja wraca w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu zaległości i kosztu naprawy szkód.

Jak wypowiedzieć umowę najmu mieszkania na czas określony?

Tylko w przypadkach wpisanych w umowie (art. 673 § 3 k.c.). Dlatego wzór w § 9 wymienia ważne przyczyny po stronie najemcy, na przykład zmianę miejsca pracy lub utratę dochodu. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę z przyczyn z art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów. Inaczej zostaje rozwiązanie za porozumieniem stron.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy najmu mieszkania?

Przy najmie na czas nieoznaczony z czynszem płatnym co miesiąc: 3 miesiące na koniec miesiąca (art. 688 k.c.), chyba że umowa daje najemcy krótszy termin. Wynajmujący może wypowiedzieć tylko z przyczyn z art. 11 ustawy, na przykład na miesiąc przy trzymiesięcznych zaległościach po pisemnym uprzedzeniu.

Czy wynajmujący może podnieść czynsz w trakcie umowy?

Tak, ale tylko przez pisemne wypowiedzenie wysokości czynszu z 3-miesięcznym terminem, na koniec miesiąca i nie częściej niż co 6 miesięcy (art. 8a i 9 ust. 1b ustawy o ochronie praw lokatorów). Podwyżkę do poziomu inflacji z poprzedniego roku ustawa uznaje za uzasadnioną. Najemca może odmówić jej przyjęcia, co kończy najem.

Czy umowę najmu mieszkania trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Nie, zwykłej umowy najmu się nie zgłasza. Zgłoszenia w 14 dni wymaga tylko najem okazjonalny. Wynajmujący osoba prywatna płaci ryczałt: 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki, co miesiąc do 20. dnia, a po roku składa PIT-28. Opłaty za media, które zgodnie z umową ponosi najemca, nie są przychodem wynajmującego.

Czy właściciel może wejść do wynajmowanego mieszkania bez zgody najemcy?

Nie. Właściciel może obejrzeć lokal lub wykonać naprawy po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z najemcą. Bez tego wolno mu wejść tylko w razie awarii, która wywołuje szkodę albo nią grozi, a pod nieobecność najemcy w obecności policji lub straży miejskiej (art. 10 ustawy o ochronie praw lokatorów).

Czy czynsz administracyjny można doliczyć do czynszu najmu?

Tak, jako część czynszu. Poza czynszem wynajmujący może pobierać tylko opłaty niezależne od niego, czyli za prąd, gaz, wodę, ścieki, ciepło i odpady (art. 9 ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów). Dlatego wzór ma w § 3 osobną linię na kwotę dla wspólnoty lub spółdzielni wliczoną w czynsz.

Inne wzory: nieruchomości i najem

Wszystkie wzory umów

Przeczytaj też

Aktualne ogłoszenia: nieruchomości

Zobacz wszystkie

Jak przygotowaliśmy ten wzór

Wzór opracowała redakcja Denwi. Każdy zapis sprawdziliśmy w aktualnych tekstach ustaw i na stronach urzędów (4 źródła poniżej), a całość sprawdziliśmy ponownie w osobnym przeglądzie redakcyjnym pod kątem zgodności z przepisami i przydatności w praktyce. Stan prawny: wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 19 września 2026.

Zasady tworzenia treści opisuje polityka redakcyjna. Widzisz błąd albo zmianę przepisów? Napisz do nas, poprawimy wzór.

Wzór dotyczy typowych sytuacji i nie zastępuje porady prawnej. W nietypowej sprawie, przy dużej wartości albo w sporze skonsultuj treść z prawnikiem.

Źródła

Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (art. 6, 8a, 9, 10, 11, 18) - ISAP, Kancelaria Sejmu
Kodeks cywilny, art. 659-692: najem i najem lokalu - ISAP, Kancelaria Sejmu
Dochody z najmu: ryczałt, stawki i terminy - podatki.gov.pl, Ministerstwo Finansów
Zamelduj się na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące - gov.pl

Umowa najmu mieszkania: wzór PDF i Word do pobrania

Co zawiera wzór umowy

Strony i § 1. Przedmiot najmu

§ 2. Czas trwania najmu

§ 3 i § 4. Czynsz i media

§ 5. Zmiana czynszu

§ 6. Kaucja

§ 7 i § 8. Używanie lokalu, naprawy, zwierzęta

§ 9. Wypowiedzenie umowy

§ 10, § 11 i Załącznik nr 1. Zwrot i protokół

Jak wypełnić umowę krok po kroku

Sprawdź, kto wynajmuje

Wypełnij § 1 do § 4

Ustal kaucję i zasady

Spiszcie protokół w dniu wydania kluczy

Podpiszcie dwa egzemplarze