Co grozi najemcy, jeśli nie spisze protokołu przy odbiorze mieszkania?

Trudniej mu będzie odzyskać kaucję. Kodeks cywilny zakłada, że rzecz wydano najemcy w stanie dobrym i przydatnym do użytku (art. 675 § 3 k.c.). Bez protokołu i zdjęć najemca musi sam udowodnić, że usterka była wcześniej.

Co wpisać w protokole zdawczo-odbiorczym mieszkania?

Datę i godzinę przekazania, dane stron, numery i stany liczników, liczbę kluczy, stan każdego pomieszczenia z konkretnymi usterkami oraz wyposażenie z opisem stanu. Przy zwrocie także szkody, zaległości i kwotę kaucji do oddania.

Czy do protokołu trzeba robić zdjęcia?

Nie jest to obowiązek, ale zdjęcia i krótki film są najlepszym dowodem w sporze o kaucję. Zrób je w dniu przekazania, pokaż każde pomieszczenie, liczniki i usterki, a pliki wyślij drugiej stronie mailem. Wzór ma pole na liczbę zdjęć i sposób ich przekazania.

Kto płaci za normalne zużycie mieszkania po najmie?

Wynajmujący. Najemca nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 k.c.), na przykład lekko przetarte panele czy ślady po meblach na ścianie. Płaci za szkody ponad normalne zużycie, na przykład wypaloną dziurę w blacie.

Co zrobić, gdy druga strona nie chce podpisać protokołu zwrotu?

Wpisz w uwagach, że odmówiła podpisu i z jakiego powodu, najlepiej przy świadku, który też się podpisze. Zrób zdjęcia i film z datą, spisz liczniki i klucze. Taki protokół nadal jest dowodem w sporze.

W jakim terminie wynajmujący musi oddać kaucję?

W ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Może potrącić zaległy czynsz, opłaty i koszt naprawy szkód, które wynikają z protokołu. Kwotę zwrotu waloryzuje się do aktualnej wysokości czynszu (art. 6 ust. 3).

Wzór protokołu · aktualizacja 19 września 2026

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: wzór PDF i Word do pobrania

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania od Denwi to bezpłatny plik PDF (także w Wordzie) na dwie strony A4, którego używasz przy wydaniu mieszkania najemcy i przy jego zwrocie. Kratką zaznaczasz, którego przekazania dotyczy. Protokół ma tabele na liczniki z numerami fabrycznymi, klucze, stan każdego pomieszczenia i wyposażenie, a także miejsce na zdjęcia, uwagi i rozliczenie kaucji przy zwrocie.

Pobierz wzór PDF Pobierz w Wordzie (DOCX)

Otwórz PDF w przeglądarce (bez pobierania)

Format:: PDF i Word (DOCX), 2 strony A4
Kiedy:: wydanie i zwrot lokalu (kratka)
Wypełnianie:: długopisem lub na komputerze
Podstawa:: art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów
Cena:: 0 zł, bez rejestracji
Stan prawny:: wrzesień 2026

Pierwsza strona wzoru protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania z kratkami wydanie lub zwrot, danymi stron, tabelą liczników i kluczy

PDF · 2 strony A4 · 153 KB · podgląd pierwszej strony

Co zawiera wzór protokołu

Każde pole ma swój cel: identyfikuje strony i przedmiot albo chroni jedną ze stron w razie sporu.

Rodzaj przekazania i dane stron

Kratka: wydanie lokalu na początku najmu albo zwrot po jego zakończeniu. Data umowy najmu, data i godzina przekazania, adres i powierzchnia lokalu, dane obu stron oraz pole na pełnomocnika, gdy ktoś działa w czyimś imieniu.

1. Liczniki

Prąd w dwóch taryfach, gaz, woda zimna i ciepła w kuchni i łazience, ciepło lub podzielniki. Przy każdym liczniku numer fabryczny, stan i jednostka. Numer pozwala zgłosić odczyt dostawcy i uniknąć pomyłki przy kilku wodomierzach.

2. Klucze, piloty i karty

Osobne wiersze na drzwi wejściowe, klatkę i domofon, skrzynkę pocztową, piwnicę i garaż. Liczba sztuk i uwagi, na przykład „jeden klucz dorobiony”.

3. Stan pomieszczeń

Każde pomieszczenie w osobnym wierszu: ściany, sufity, podłogi, okna, drzwi, gniazdka, grzejniki i armatura. Tu wpisujesz zarysowania, plamy i ślady wilgoci, które już są.

4. Wyposażenie

Dwanaście wierszy na meble, AGD, RTV i oświetlenie z liczbą sztuk i stanem. Pod tabelą ogólny stan lokalu: czystość, wilgoć, zapachy.

5 i 6. Zdjęcia, nagrania i uwagi

Liczba zdjęć lub nagrań, data i sposób przekazania drugiej stronie. Trzy linie na zastrzeżenia, na przykład odmowę podpisu albo spór o usterkę.

7. Rozliczenie przy zwrocie

Szkody ponad normalne zużycie z szacunkowym kosztem, zaległości w czynszu i opłatach, kwota kaucji do zwrotu oraz termin i sposób zwrotu.

Jak wypełnić protokół krok po kroku

1
Umów się na przekazanie w dzień
Przy dziennym świetle łatwiej zobaczyć rysy i plamy. Zarezerwuj pół godziny i zabierz umowę najmu.
2
Spisz liczniki z numerami
Przepisz numer fabryczny i stan każdego licznika. Zrób zdjęcie tarczy, na którym widać oba.
3
Obejdźcie mieszkanie razem
Pomieszczenie po pomieszczeniu wpisujcie usterki i sprawdzajcie działanie sprzętów. Wpis „stan dobry” nic nie mówi, lepiej „rysa na blacie przy zlewie, 10 cm”.
4
Policz klucze i wyposażenie
Wpisz liczbę kluczy każdego rodzaju i każdy mebel lub sprzęt, który zostaje w mieszkaniu.
5
Podpiszcie dwa egzemplarze
Każda strona dostaje swój egzemplarz i zdjęcia. Przy zwrocie wypełnijcie drugi protokół albo użyjcie tego samego wzoru z kratką „zwrot”.

Najczęstsze błędy w protokole

Wpis „stan dobry” bez szczegółów. W sporze nic nie znaczy, lepiej opisać każdą rysę i plamę.
Liczniki bez numerów fabrycznych. Przy dwóch wodomierzach nie wiadomo, który stan jest którego.
Brak zdjęć z datą. Słowo przeciw słowu przegrywa ten, kto ma ciężar dowodu.
Protokół podpisany tylko przez jedną stronę. Podpisują oba egzemplarze obie strony albo wpisujecie odmowę.
Oddanie kluczy przed spisaniem protokołu. Po wydaniu kluczy trudno ustalić, kiedy powstała szkoda.

Pobierz wzór PDF Pobierz w Wordzie (DOCX)

Terminy, o których warto pamiętać

Zapisz je sobie albo wydrukuj tę stronę razem z dokumentem.

Kto	Co	Termin	Podstawa
Wynajmujący	Zwrot kaucji po opróżnieniu lokalu, po potrąceniu należności z najmu	1 miesiąc	art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów
Obie strony	Roszczenia o szkody w lokalu, zwrot nakładów lub nadpłaconego czynszu	1 rok od zwrotu lokalu	art. 677 k.c.

Najczęstsze pytania

Tak, ustawa go wymaga, choć nie przewiduje kary za jego brak. Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów mówi, że przed wydaniem lokalu strony sporządzają protokół ze stanem instalacji i urządzeń, który jest podstawą rozliczeń przy zwrocie. Brak protokołu nie unieważnia umowy, ale utrudnia spór o kaucję.

Przeczytaj też

Inne wzory: nieruchomości i najem

Szukasz nowego najemcy?

Mieszkanie wróciło po najmie? Wystaw ogłoszenie o wynajmie na Denwi za 0 zł, bez prowizji.

Zobacz, jak działają darmowe ogłoszenia na Denwi

Dodaj ogłoszenie za darmo Mieszkania na wynajem i sprzedaż

Wzór przygotowała redakcja Denwi na podstawie przepisów obowiązujących we wrześniu 2026 roku (zasady: polityka redakcyjna). Dotyczy typowych sytuacji i nie zastępuje porady prawnej. W nietypowej sprawie, przy dużej wartości albo w sporze skonsultuj treść z prawnikiem.

Źródła

Ustawa o ochronie praw lokatorów, art. 6 i 6c: kaucja i protokół przed wydaniem lokalu - ISAP, Kancelaria Sejmu
Kodeks cywilny, art. 675 i 677: zwrot rzeczy najętej i przedawnienie roszczeń - ISAP, Kancelaria Sejmu