Czy czynsz za lokal użytkowy jest z VAT?

Tak, gdy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT. Najem lokalu na działalność jest opodatkowany stawką podstawową, w 2026 roku 23%. Osoba prywatna albo mała firma korzystająca ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ustawy o VAT) wystawia rachunek bez VAT. We wzorze zaznaczasz odpowiednią kratkę w § 4.

Jaka kaucja przy najmie lokalu użytkowego?

Taka, jaką ustalicie. Limit dwunastokrotności czynszu z ustawy o ochronie praw lokatorów dotyczy tylko mieszkań. W praktyce kaucja przy lokalach użytkowych to zwykle 1-3 czynsze brutto, a przy dużych powierzchniach gwarancja bankowa. Wzór pozwala wybrać kaucję, gwarancję albo brak zabezpieczenia.

Jak waloryzować czynsz za lokal użytkowy?

Najprościej raz w roku o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa GUS. Taki zapis w § 5 wzoru działa bez aneksu: wynajmujący wysyła pisemne zawiadomienie z nową kwotą. Możesz też zaznaczyć, że czynsz jest stały.

Kto płaci za remont i adaptację lokalu?

Zwykle najemca, bo przystosowuje lokal do swojej działalności. Wynajmujący odpowiada za naprawy instalacji i konstrukcji, najemca za drobne naprawy (art. 662 § 2 i art. 681 k.c.). Po zakończeniu najmu ulepszenia pozostają albo wynajmujący wybiera zgodnie z art. 676 k.c.: zapłata za ulepszenia albo przywrócenie stanu poprzedniego.

Czy umowę najmu lokalu użytkowego trzeba zawrzeć na piśmie?

Przy najmie na dłużej niż rok tak, bo bez pisma umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 k.c.). W praktyce pisemna umowa jest potrzebna zawsze: bank, sanepid, straż pożarna i urząd skarbowy mogą poprosić o dokument prawa do lokalu.

Czy najemca może podnająć część lokalu?

Tylko za pisemną zgodą wynajmującego, tak stanowi § 8 wzoru. Bez takiego zapisu najemca lokalu i tak potrzebuje zgody na podnajem (art. 688² k.c.). Najemca odpowiada za podnajemcę, a podnajem kończy się najpóźniej z końcem najmu.

Wzór umowy · aktualizacja 19 września 2026

Umowa najmu lokalu użytkowego: wzór PDF i Word

Wzór umowy najmu lokalu użytkowego od Denwi to bezpłatny plik PDF i Word na trzy strony A4 do najmu biura, sklepu albo lokalu usługowego. Stronami mogą być firmy albo osoby prywatne. Zawiera czynsz netto z VAT albo bez, opłaty za media, waloryzację o inflację, kaucję lub gwarancję bankową, zasady adaptacji i szyldu, ubezpieczenie OC, wypowiedzenie i gotowy protokół zdawczo-odbiorczy jako załącznik.

Pobierz wzór PDF Pobierz w Wordzie (DOCX)

Otwórz PDF w przeglądarce (bez pobierania)

Format:: PDF i Word (DOCX), 3 strony A4
Dla kogo:: biuro, sklep, gabinet, lokal usługowy
Strony:: firmy albo osoby prywatne
W zestawie:: protokół zdawczo-odbiorczy
Stan prawny:: wrzesień 2026

Pierwsza strona wzoru umowy najmu lokalu użytkowego z danymi firm, opisem lokalu, przeznaczeniem i czynszem netto

PDF · 3 strony A4 · 149 KB · podgląd pierwszej strony

Co zawiera wzór umowy

Każde pole ma swój cel: identyfikuje strony i przedmiot albo chroni jedną ze stron w razie sporu.

Strony i reprezentacja

Imię i nazwisko albo firma, adres siedziby, PESEL albo NIP, KRS albo CEIDG oraz osoba podpisująca w imieniu firmy. Sprawdź w rejestrze, czy ma prawo podpisać umowę.

§ 1 i § 2. Lokal i przeznaczenie

Adres, powierzchnia, księga wieczysta i części wspólne. Rodzaj działalności, godziny, zgody sanitarne i przeciwpożarowe po stronie najemcy, kratka co do szyldu na elewacji albo tylko wewnątrz.

§ 4. Czynsz netto, VAT i opłaty

Czynsz netto i kratka: z VAT albo bez VAT, gdy wynajmujący nie jest czynnym podatnikiem. Media według liczników, opłaty eksploatacyjne, termin płatności i odsetki za opóźnienie.

§ 5 i § 6. Waloryzacja i zabezpieczenie

Coroczna waloryzacja o wskaźnik inflacji GUS bez aneksu albo stały czynsz. Kaucja, gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa albo brak zabezpieczenia, z terminem zwrotu kaucji.

§ 7 i § 8. Adaptacja, naprawy, podnajem i OC

Prace adaptacyjne za zgodą wynajmującego, rozliczenie ulepszeń po zakończeniu najmu (art. 676 k.c.), podział napraw, zakaz podnajmu bez zgody i obowiązek ubezpieczenia OC działalności.

§ 9. Wypowiedzenie

Termin dla umowy na czas nieoznaczony i lista przypadków, w których można wypowiedzieć umowę na czas oznaczony. Przypadki wypowiedzenia bez terminu z Kodeksu cywilnego.

§ 10, § 11 i załącznik

Wydanie i zwrot z protokołem, świadectwo charakterystyki energetycznej, opłata za zajmowanie lokalu po terminie, postanowienia końcowe i protokół zdawczo-odbiorczy z tabelą liczników.

Jak wypełnić umowę krok po kroku

1
Sprawdź, kto podpisuje
Wydrukuj aktualny odpis z KRS albo wydruk z CEIDG obu stron. Wynajmujący pokazuje odpis księgi wieczystej albo inny dokument prawa do lokalu.
2
Ustal kwoty netto i VAT
Wpisz czynsz netto i zaznacz, czy dolicza się VAT. Opłaty eksploatacyjne też podaj netto albo odeślij do rozliczenia zarządcy.
3
Wybierz zabezpieczenie i waloryzację
Kaucja zwykle wynosi równowartość 1-3 czynszów brutto. Przy dużych lokalach częstsza jest gwarancja bankowa.
4
Uzgodnij adaptację i szyld
Opisz w § 11 lub w osobnym załączniku zakres prac, okres bez czynszu na remont i projekt szyldu.
5
Podpiszcie umowę i protokół
Przy wydaniu kluczy wypełnijcie protokół: liczniki, wyposażenie, usterki. Zróbcie zdjęcia z datą.

Najczęstsze błędy w umowie

Czynsz bez informacji, czy to kwota netto, czy brutto. Przy fakturze z VAT spór o 23% ceny gotowy.
Umowa na czas określony bez przypadków wypowiedzenia. Najemca nie wyjdzie z niej przed terminem, nawet gdy biznes upadnie.
Adaptacja bez pisemnego zakresu prac i bez rozliczenia nakładów po zakończeniu najmu.
Brak protokołu zdawczo-odbiorczego. Przy zwrocie nie da się udowodnić stanu lokalu z dnia wydania.
Podpis osoby, która nie może reprezentować spółki. Sprawdź sposób reprezentacji w KRS.

Pobierz wzór PDF Pobierz w Wordzie (DOCX)

Co zrobić po podpisaniu umowy

Zapisz je sobie albo wydrukuj tę stronę razem z dokumentem.

Kto	Co	Termin	Podstawa
Obie strony	Wypowiedzenie umowy na czas nieoznaczony, gdy w § 9 nie wpiszecie terminu (czynsz płatny miesięcznie)	3 miesiące, na koniec miesiąca	art. 688 k.c.
Wynajmujący	Dodatkowy termin na zapłatę zaległego czynszu (zaległość za co najmniej dwa okresy) przed wypowiedzeniem bez terminu	1 miesiąc	art. 687 k.c.
Wynajmujący	Zwrot kaucji po zwrocie lokalu, po potrąceniu należności	30 dni	§ 6 umowy
Najemca (firma w CEIDG)	Zgłoszenie adresu lokalu jako miejsca wykonywania działalności w CEIDG (przy zmianie adresu)	7 dni od zmiany	art. 15 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o CEIDG

Najczęstsze pytania

Nie. Ta ustawa dotyczy lokali służących zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. Najem biura czy sklepu regulują przepisy Kodeksu cywilnego o najmie (art. 659-692) i umowa. Dlatego nie ma ustawowego limitu kaucji, a wynajmujący nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia umowy na czas nieoznaczony.

Przeczytaj też

Inne wzory: nieruchomości i najem

Masz lokal do wynajęcia?

Dodaj ogłoszenie najmu lokalu na Denwi: 0 zł za publikację i bez prowizji od umowy.

Zobacz, jak działają darmowe ogłoszenia na Denwi

Dodaj ogłoszenie za darmo Lokale i nieruchomości

Wzór przygotowała redakcja Denwi na podstawie przepisów obowiązujących we wrześniu 2026 roku (zasady: polityka redakcyjna). Dotyczy typowych sytuacji i nie zastępuje porady prawnej. W nietypowej sprawie, przy dużej wartości albo w sporze skonsultuj treść z prawnikiem.

Źródła

Kodeks cywilny, art. 659-692 (najem), Dz.U. 2026 poz. 795 - ISAP, Kancelaria Sejmu
Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 113 i 146ef (Dz.U. 2025 poz. 775) - ISAP, Kancelaria Sejmu
Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków, art. 11 - ISAP, Kancelaria Sejmu
Ustawa o CEIDG, art. 15 i 17 (Dz.U. 2026 poz. 30) - ISAP, Kancelaria Sejmu
Gdzie przedsiębiorca prowadzi działalność: adresy przedsiębiorcy - biznes.gov.pl