Umowa na zastępstwo 2026: wypowiedzenie, ciąża, L4 i urlop
Umowa na zastępstwo nie wlicza się do limitu 33 miesięcy, ma zwykłe okresy wypowiedzenia i nie przedłuża się do porodu. Co wpisać w umowie i jak ją zakończyć.
Twoja księgowa idzie na urlop macierzyński, a magazynier na długie zwolnienie. Praca musi być zrobiona, a za rok chcesz mieć miejsce dla osoby, która wróci. Do tego służy umowa na zastępstwo: umowa o pracę na czas określony, która ma kilka własnych zasad, inaczej niż zwykła umowa terminowa.
Poniżej referujemy przepisy Kodeksu pracy w brzmieniu z października 2026 roku: co wpisać w umowie, jakie są okresy wypowiedzenia i co z ciążą, L4 i urlopem zastępcy.
Co to jest umowa na zastępstwo?
Krótka odpowiedź
To umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 25(1) § 4 pkt 1 Kodeksu pracy). Typowe przypadki to urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy, długie zwolnienie lekarskie albo urlop bezpłatny.
Z punktu widzenia zastępcy to normalna umowa o pracę: ma płacę co najmniej minimalną (w 2026 roku 4806 zł brutto za pełny etat), urlop, badania i szkolenie BHP. Różnice dotyczą limitów umów terminowych, ochrony w ciąży i treści samej umowy.
| Cecha | Zwykła umowa na czas określony | Umowa na zastępstwo |
|---|---|---|
| Limit 33 miesięcy i 3 umów | obowiązuje | nie obowiązuje |
| Cel w treści umowy | nie trzeba | trzeba wpisać |
| Okres wypowiedzenia | 2 tygodnie, 1 lub 3 miesiące | tak samo |
| Przyczyna w wypowiedzeniu pracodawcy | wymagana | wymagana |
| Przedłużenie do porodu | tak, przy umowie ponad miesiąc | nie |
Źródło tabeli: art. 25(1) § 1 i § 4, art. 29 § 1(1), art. 30 § 4, art. 36 § 1 i art. 177 § 3 i § 3(1) Kodeksu pracy, Dz.U. 2026 poz. 1245.
Co wpisać w umowie na zastępstwo?
Krótka odpowiedź
Oprócz zwykłych elementów umowy o pracę wpisujesz cel zawarcia umowy, czyli zastępstwo nieobecnego pracownika (art. 29 § 1(1) Kodeksu pracy), oraz czas trwania umowy albo dzień jej zakończenia (art. 29 § 1 pkt 7). Bez wskazania celu umowa nie korzysta z wyjątku od limitu 33 miesięcy.
Dobrze jest wskazać, kogo zastępca zastępuje i z jakiego powodu, na przykład „w celu zastępstwa pracownicy zajmującej stanowisko księgowej w czasie jej urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego”. Wtedy w razie kontroli od razu widać rzeczywistą potrzebę, której wymaga art. 25(1) § 4.
Zawiadomienie inspektora pracy nie jest potrzebne. Obowiązek z art. 25(1) § 5 dotyczy tylko umów zawieranych z „obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy”, a nie zastępstw. Gotowy dokument z rubryką na cel umowy terminowej znajdziesz w bezpłatnym wzorze umowy o pracę, a podstawowe pojęcia w haśle umowa o pracę.
Umowa na zastępstwo: przed podpisaniem
- Cel umowy: zastępstwo konkretnego nieobecnego pracownika
- Czas trwania albo dzień zakończenia umowy
- Stanowisko i zakres obowiązków zastępcy
- Wynagrodzenie nie niższe niż płaca minimalna proporcjonalna do etatu
- Skierowanie na badania wstępne i szkolenie BHP przed pierwszym dniem
- Informacja o warunkach zatrudnienia w 7 dni od dopuszczenia do pracy
Jaki jest okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo?
Krótka odpowiedź
Taki sam jak dla każdej umowy na czas określony i nieokreślony: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po co najmniej 6 miesiącach i 3 miesiące po co najmniej 3 latach u danego pracodawcy (art. 36 § 1 Kodeksu pracy).
2 tygodnie
wypowiedzenie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy
Źródło: art. 36 § 1 pkt 1 KP
1 miesiąc
wypowiedzenie po co najmniej 6 miesiącach
Źródło: art. 36 § 1 pkt 2 KP
3 miesiące
wypowiedzenie po co najmniej 3 latach
Źródło: art. 36 § 1 pkt 3 KP
W starszych poradnikach można trafić na 3-dniowy okres wypowiedzenia dla zastępstw. Ten przepis (dawny art. 33(1)) jest uchylony, więc dziś zastępca ma takie samo wypowiedzenie jak inni pracownicy. Pracodawca wypowiada umowę na piśmie i musi podać przyczynę (art. 30 § 3 i § 4), na przykład wcześniejszy powrót zastępowanej osoby.
Liczenie końca okresu i tabelę dla wszystkich umów znajdziesz we wpisie okres wypowiedzenia umowy o pracę.
Co z umową na zastępstwo, gdy zastępczyni jest w ciąży?
Krótka odpowiedź
Umowa na zastępstwo nie przedłuża się do dnia porodu, bo art. 177 § 3(1) Kodeksu pracy wprost wyłącza ją z tej zasady. Kończy się w terminie z umowy. W czasie ciąży pracodawca nie może jej jednak wypowiedzieć (art. 177 § 1), chyba że ogłasza upadłość lub likwidację (art. 177 § 4).
To najczęściej wyszukiwana różnica między zastępstwem a zwykłą umową terminową. Przy zwykłej umowie na czas określony dłuższej niż miesiąc, która skończyłaby się po trzecim miesiącu ciąży, umowa trwa do porodu. Przy zastępstwie nie.
Przykład: koniec zastępstwa w ciąży
Sklep zatrudnił sprzedawczynię na zastępstwo do 31 marca, na czas urlopu rodzicielskiego innej pracownicy. W styczniu zastępczyni informuje, że jest w czwartym miesiącu ciąży. Sklep nie może wypowiedzieć jej umowy, ale umowa i tak kończy się 31 marca, bo przepis o przedłużeniu do porodu nie obejmuje zastępstw.
Czy można wypowiedzieć umowę na zastępstwo w czasie L4?
Krótka odpowiedź
Nie. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu ani innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, w tym zwolnienia lekarskiego (art. 41 Kodeksu pracy). Jeśli jednak umowa dobiega końca w trakcie L4, rozwiązuje się z upływem czasu, na który ją zawarto.
Zwolnienie lekarskie zastępcy nie wydłuża umowy, a pracodawca nie musi niczego robić, żeby umowa wygasła w ustalonym dniu. Jeśli w tym czasie potrzebujesz kolejnej osoby, możesz zawrzeć następną umowę na zastępstwo, tym razem zastępcy.
Czy zastępca ma prawo do urlopu?
Krótka odpowiedź
Tak, jak każdy pracownik. Urlop przysługuje proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku, w wymiarze 20 albo 26 dni rocznie zależnie od stażu, a niepełny miesiąc pracy i niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę (art. 155(1), 155(2a) i 155(3) Kodeksu pracy).
Zaplanuj urlop zastępcy w czasie trwania umowy. Jeśli go nie wykorzysta, po zakończeniu umowy należy mu się ekwiwalent pieniężny. Przy zastępstwie na pełny rok kalendarzowy to 20 albo 26 dni, tyle co u innych pracowników.
Jakie są wady umowy na zastępstwo?
Krótka odpowiedź
Dla pracownika największą wadą jest niepewność: umowa kończy się z powrotem albo w terminie powrotu zastępowanej osoby, a w ciąży nie przedłuża się do porodu. Dla pracodawcy ryzykiem jest używanie zastępstwa jako sposobu na obejście limitu umów terminowych, gdy w rzeczywistości stanowisko jest stałe.
Plusy dla pracodawcy
- brak limitu 33 miesięcy i trzech umów terminowych
- umowa kończy się w terminie, bez wypowiedzenia
- brak zawiadomienia inspektora pracy
Na co uważać
- cel zastępstwa musi być wpisany i prawdziwy
- wypowiedzenie wymaga przyczyny i trwa jak przy zwykłej umowie
- w czasie ciąży i L4 umowy nie można wypowiedzieć
Jak napisać ogłoszenie o pracę na zastępstwo?
Krótka odpowiedź
Napisz wprost, że to praca na zastępstwo, na jak długo mniej więcej i czy jest szansa na dalsze zatrudnienie. Kandydaci szukający stałej pracy odpadną sami, a ci, którym odpowiada rok pracy, zgłoszą się szybciej.
Podaj też widełki wynagrodzenia, bo od 24 grudnia 2025 roku kandydat musi je poznać najpóźniej przed rozmową albo podpisaniem umowy. Więcej piszemy w tekstach jawność wynagrodzeń w ogłoszeniu o pracę i jak napisać ogłoszenie o pracę. Gotowe treści ogłoszeń znajdziesz we wzorach ogłoszeń o pracę, np. dla księgowej czy pracownika biurowego, a jeśli przed zastępstwem chcesz sprawdzić kandydata, przeczytaj o umowie na okres próbny.
Ten tekst referuje przepisy Kodeksu pracy. W sporze, na przykład o to, czy zastępstwo było rzeczywiste, warto skonsultować się z prawnikiem albo z okręgowym inspektoratem pracy.
Szukasz osoby na zastępstwo?
Dodaj ofertę pracy na Denwi za 0 zł i napisz od razu, na jak długo szukasz zastępcy.
Jak działają darmowe ogłoszenia na Denwi ›Najczęstsze pytania
Co to jest umowa na zastępstwo?
To umowa o pracę na czas określony, którą pracodawca zawiera, żeby ktoś wykonywał pracę nieobecnego pracownika, na przykład w czasie urlopu macierzyńskiego, wychowawczego albo długiego zwolnienia lekarskiego. Kodeks pracy wymienia ją jako wyjątek od limitu 33 miesięcy zatrudnienia terminowego.
Jaki jest okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo?
Taki sam jak przy umowie na czas nieokreślony: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po 6 miesiącach i 3 miesiące po 3 latach u danego pracodawcy (art. 36 § 1 Kodeksu pracy). Dawny 3-dniowy okres wypowiedzenia dla zastępstw już nie obowiązuje.
Czy umowa na zastępstwo przedłuża się, gdy pracownica jest w ciąży?
Nie. Przepis o przedłużeniu umowy terminowej do dnia porodu wprost nie dotyczy umowy zawartej w celu zastępstwa (art. 177 § 3(1) Kodeksu pracy). Pracodawca nie może jednak takiej umowy wypowiedzieć w czasie ciąży.
Czy można zawrzeć kilka umów na zastępstwo z tą samą osobą?
Tak. Umowy na zastępstwo nie liczą się do limitu trzech umów terminowych i 33 miesięcy, jeśli każda rzeczywiście służy zastąpieniu nieobecnego pracownika. Gdy zastępstwo jest tylko nazwą, a osoba pracuje na stałym etacie, umowa może zostać uznana za obchodzenie limitu.
Czy zastępca ma prawo do urlopu?
Tak, jak każdy pracownik na umowie o pracę, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku. Niewykorzystany urlop pracodawca wypłaca jako ekwiwalent po zakończeniu umowy.
Źródła
- Ustawa - Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 25(1), 29, 30, 36, 41, 155(1), 177) - Dziennik Ustaw, API ELI Kancelarii Sejmu (dostęp: 2026-10-14)
- Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie minimalnego wynagrodzenia i minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242) - Dziennik Ustaw, API ELI Kancelarii Sejmu (dostęp: 2026-10-14)
Tekst przygotowała Redakcja Denwi. Zasady, na jakich powstają nasze materiały, opisujemy w polityce redakcyjnej. Znalazłeś błąd albo nieaktualną informację? Napisz do nas.
