Jak zatrudnić pierwszego pracownika w 2026? 10 kroków i terminy

Ogłoszenie zadziałało, kandydat się zgodził i chce zacząć w poniedziałek. Jak zatrudnić pierwszego pracownika, żeby ten poniedziałek był legalny? Część obowiązków trzeba zamknąć przed pierwszym dniem pracy, część ma 7 dni, a część dopiero kilka miesięcy. Poniżej układamy je w kolejności, w jakiej realnie na Ciebie spadają.

Co musisz zrobić przed pierwszym dniem pracy?

Jak zatrudnić pracownika krok po kroku?

1. Ustal rodzaj umowy i wynagrodzenie

   Większość pierwszych zatrudnień zaczyna się od umowy na okres próbny, najwyżej 3-miesięcznej. Pensja na pełny etat nie może być niższa od płacy minimalnej, w 2026 roku 4806 zł brutto. Ile to kosztuje firmę razem ze składkami, liczymy w tekście koszty zatrudnienia pracownika. Jeśli praca ma cechy stosunku pracy, czyli jest wykonywana pod Twoim kierownictwem, w miejscu i czasie przez Ciebie wyznaczonym, zlecenie nie jest bezpieczną alternatywą. Od 8 lipca 2026 roku inspektor pracy może w takiej sytuacji wydać polecenie zawarcia umowy o pracę, a gdy go nie wykonasz, sam stwierdzić decyzją istnienie stosunku pracy.

2. Zbierz tylko dane, o które wolno pytać

   Od kandydata możesz żądać imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia tylko wtedy, gdy są potrzebne na danym stanowisku (art. 22(1) par. 1 i 2). Adres zamieszkania i PESEL zbierasz od osoby, którą już zatrudniasz.

3. Wyślij kandydata na badania wstępne

   Wystawiasz skierowanie z opisem warunków pracy, a badania opłacasz Ty. Bez aktualnego orzeczenia lekarskiego nie możesz dopuścić pracownika do pracy. Badań nie trzeba powtarzać, gdy przyjmujesz tę samą osobę na to samo stanowisko w ciągu 30 dni od końca poprzedniej umowy.

4. Przeprowadź szkolenie BHP i oceń ryzyko

   Szkolenie wstępne, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy, odbywa się przed dopuszczeniem do pracy. Równolegle oceniasz i dokumentujesz ryzyko zawodowe na stanowisku i informujesz o nim pracownika (art. 226). Przy zatrudnieniu do 10 pracowników możesz sam wykonywać zadania służby BHP, jeśli masz ukończone szkolenie do tych zadań (art. 237(11) par. 1).

5. Podpisz umowę na piśmie przed pierwszym dniem

   Umowa musi zawierać między innymi rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie ze składnikami, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia (art. 29 par. 1). Punktem wyjścia może być nasz wzór umowy o pracę. Czym różni się ta umowa od cywilnoprawnych, wyjaśnia hasło umowa o pracę.

6. W 7 dni przekaż informację o warunkach zatrudnienia

   W postaci papierowej lub elektronicznej informujesz pracownika między innymi o normie i wymiarze czasu pracy, przerwach, odpoczynku, nadgodzinach, wymiarze urlopu i zasadach rozwiązania umowy z okresami wypowiedzenia. Jeśli nie masz regulaminu pracy, dopisujesz termin, miejsce i częstotliwość wypłaty, porę nocną i sposób potwierdzania obecności. Informację o instytucjach, do których trafiają składki, przekazujesz w ciągu 30 dni.

7. W 7 dni zgłoś pracownika do ZUS

   Zgłoszenie do ubezpieczeń składasz w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli zwykle od dnia rozpoczęcia pracy. Od pierwszego miesiąca z pracownikiem przesyłasz co miesiąc deklarację rozliczeniową i imienne raporty. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną płaci składki do 20. dnia następnego miesiąca.

8. Załóż akta osobowe i ewidencję czasu pracy

   Akta osobowe mają pięć części, od A do E, według rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Ewidencję czasu pracy prowadzisz dla każdego pracownika (art. 149). Dokumentację przechowujesz przez cały okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym umowa się skończyła (art. 94 pkt 9b).

9. Przygotuj PPK

   Umowę o prowadzenie PPK za pracownika zawierasz najwcześniej po 14 dniach zatrudnienia i najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minęły 3 miesiące zatrudnienia. Wcześniej, co najmniej 10 dni roboczych przed tym terminem, podpisujesz z wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK. Twoja wpłata podstawowa to 1,5 procent wynagrodzenia. Szczegóły w haśle PPK.

10. Rozlicz rok: PIT-11 i PIT-4R

    Zaliczki na podatek pobrane z pensji wpłacasz do 20. dnia następnego miesiąca. Po roku wysyłasz PIT-11 do urzędu skarbowego do końca stycznia, a pracownikowi do końca lutego. Do końca stycznia składasz też roczną deklarację PIT-4R.

Czy zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności wygląda inaczej?

Jeśli zatrudniasz kogoś jako osoba prywatna, poza działalnością, na przykład opiekunkę do dziecka, większość obowiązków z Kodeksu pracy i ZUS zostaje. Odpada tylko PPK, bo ustawy nie stosuje się do osoby fizycznej zatrudniającej poza działalnością gospodarczą (art. 13 ust. 1 pkt 2).

Od ilu pracowników trzeba mieć regulaminy?

Przy pierwszym pracowniku regulamin nie jest więc potrzebny. Nie oznacza to braku zasad: pracodawca musi przeciwdziałać dyskryminacji i mobbingowi niezależnie od wielkości firmy (art. 94 pkt 2b).

Ile grozi za zatrudnienie bez umowy?

Nowelizacja ustawy o inspekcji pracy podwoiła stawki z art. 281 Kodeksu pracy i dała inspektorom prawo wydania decyzji, że zlecenie jest w rzeczywistości stosunkiem pracy. Jeśli takie zlecenie zawarto przed 8 lipca 2026 roku, a pracodawca w ciągu 12 miesięcy od tej daty sam zamieni je na umowę o pracę, nie odpowie za wykroczenie z art. 281 par. 1 pkt 1. Jak odróżnić zlecenie od dzieła i etatu, opisaliśmy w tekście umowa zlecenia czy o dzieło.

Gdzie znaleźć pierwszego pracownika?

Jak ułożyć treść oferty, piszemy w tekście jak napisać ogłoszenie o pracę. Na Denwi ofertę opublikujesz w kategorii praca za 0 zł, z polem na widełki wynagrodzenia i czatem z kandydatami, bez ujawniania swojego numeru.

Ten tekst referuje przepisy i oficjalne poradniki. Przy nietypowym zatrudnieniu, na przykład młodocianego, cudzoziemca albo przy pracy w warunkach szkodliwych, sprawdź dodatkowe wymagania z biurem rachunkowym lub w okręgowym inspektoracie pracy.