Koszty zatrudnienia pracownika 2026: 5790,28 zł przy płacy minimalnej

Wystawiasz ofertę z pensją 4806 zł brutto i liczysz, że tyle wyda firma. Nie wyda. Koszty zatrudnienia pracownika w 2026 roku to pensja brutto plus składki, które płacisz ponad nią, plus kilka wydatków, które nie pojawiają się na liście płac. Poniżej rozpisujemy wszystko na przykładzie płacy minimalnej, bo od niej najłatwiej przeliczyć każdą inną kwotę.

Ile kosztuje pracownik na płacy minimalnej w 2026 roku?

Rozbicie wygląda tak:

Rocznie, bez PPK, daje to 69 483,36 zł za jeden etat na płacy minimalnej. Ta kwota nie obejmuje jeszcze kosztów z dalszej części tekstu.

Skąd biorą się poszczególne składki?

Najwięcej wątpliwości budzi składka wypadkowa. Płatnik, który zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób, płaci 50 procent najwyższej stopy ustalonej na dany rok składkowy. W roku składkowym od 1 kwietnia 2026 roku to nadal 1,67 procent. Firmy zgłaszające co najmniej 10 osób mają stopę wyliczaną przez ZUS według grupy działalności i wskaźnika korygującego, więc u nich wynik może być inny.

Fundusz Pracy ma swoje wyjątki. Nie płacisz go, gdy podstawa w przeliczeniu na miesiąc jest niższa od płacy minimalnej, czyli na przykład przy części etatu. Nie płacisz też za kobiety od 55 i mężczyzn od 60 lat. Ustawa o rynku pracy przewiduje dodatkowo zwolnienia:

• przez 12 miesięcy za zatrudnionego bezrobotnego po 50. roku życia, który w ciągu 30 dni przed zatrudnieniem był w ewidencji urzędu pracy,
• przez 12 miesięcy za skierowanego przez urząd pracy bezrobotnego przed 30. rokiem życia,
• przez 36 miesięcy za pracownika wracającego z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego.

Więcej o tym, co wlicza się do kosztów po stronie firmy, piszemy w haśle koszty pracodawcy.

Co jeszcze kosztuje, choć nie ma tego na liście płac?

Cen badań nie podajemy, bo zależą od stanowiska, zakresu badań i przychodni. Warto zapytać o nie przed wysłaniem kandydata, bo bez aktualnego orzeczenia lekarskiego nie możesz go dopuścić do pracy. Badań wstępnych nie trzeba robić, gdy przyjmujesz osobę ponownie na to samo stanowisko w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniej umowy.

Umowa o pracę, zlecenie czy dzieło: co wychodzi taniej?

Przy zleceniu ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i opłaca je sam zleceniobiorca, a wypadkowe jest obowiązkowe zawsze, gdy osoba podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. FGŚP obejmuje również zleceniobiorców. PPK dotyczy zleceniobiorców, którzy skończyli 18 lat i podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Jeśli wybierasz zlecenie, zacznij od wzoru umowy zlecenia i wpisz w nim sposób potwierdzania liczby godzin. Przy stawce 31,40 zł i 160 godzinach w miesiącu wynagrodzenie wynosi 5024 zł brutto, więc zlecenie „na pełny etat” bywa droższe od etatu na płacy minimalnej.

Czy PPK jest obowiązkowe w małej firmie?

Dokładnie: umowę za pracownika podpisujesz najwcześniej po 14 dniach zatrudnienia i najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minęły 3 miesiące zatrudnienia. Jeśli pracownik wcześniej złoży deklarację rezygnacji, wpłat nie ma. Dlatego w tabeli pokazujemy koszt z PPK i bez niego. Osoba prywatna, która zatrudnia kogoś poza działalnością gospodarczą, na przykład opiekunkę w domu, przepisów o PPK nie stosuje.

Jak przeliczyć koszt dla innej pensji?

Dla pensji 6000 zł brutto wychodzi więc około 7228,80 zł, a z PPK około 7318,80 zł. Wynik to przybliżenie, bo w praktyce składki zaokrągla się osobno, a przy bardzo wysokich zarobkach działa roczny limit podstawy składek emerytalnej i rentowych. Przy innej stopie wypadkowej zamień 1,67 na swoją.

Pensja, którą wpisujesz w ogłoszeniu, to kwota brutto, więc warto ją policzyć przed publikacją, a nie po pierwszej rozmowie. Od 24 grudnia 2025 roku i tak musisz podać kandydatowi wynagrodzenie lub jego przedział, najpóźniej przed zawarciem umowy. Gdzie opublikować ofertę bez opłat, porównujemy w tekście darmowe ogłoszenia o pracę, a aktualną kwotę najniższej pensji podajemy w haśle minimalne wynagrodzenie. Na Denwi ofertę dodasz w kategorii praca za 0 zł, z polem na widełki wynagrodzenia.

Ten tekst referuje przepisy o składkach i Kodeks pracy. Przy nietypowych sytuacjach, jak zbieg kilku tytułów do ubezpieczeń, praca w szczególnych warunkach albo zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością, sprawdź wyliczenie z biurem rachunkowym.