Zatrudnienie pracownika z Ukrainy 2026: 7 dni na powiadomienie

Masz chętnego do pracy w sadzie, na budowie albo w sklepie, a on pokazuje ukraiński paszport i PESEL. Zatrudnienie pracownika z Ukrainy w 2026 roku nadal jest proste, ale specustawa, na której opierała się większość poradników, została wygaszona 5 marca 2026 roku. Poniżej opisujemy zasady, które obowiązują teraz, i kolejność kroków, w jakiej najłatwiej ich dopilnować.

Co się zmieniło 5 marca 2026 roku?

Zmianę wprowadziła ustawa z 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz.U. 2026 poz. 203). Weszła w życie 5 marca 2026 roku. Dla pracodawcy najważniejsze są w niej dwa przepisy: art. 19, który dopisał art. 5a do ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, i art. 41, czyli przepis przejściowy dla Ukraińców bez ochrony czasowej.

Kiedy wystarczy powiadomienie, a kiedy potrzeba innego dokumentu?

Karta CUKR jest wydawana na 3 lata od dnia wydania. Pomorski urząd wojewódzki wprost pisze jej posiadaczom, że mogą pracować u dowolnego pracodawcy bez zezwolenia na pracę, a pracodawca nie musi wysyłać powiadomienia do powiatowego urzędu pracy.

Jak zgłosić pracownika z Ukrainy krok po kroku?

1. Sprawdź dokument pobytowy przed pierwszym dniem pracy

   Art. 4 ust. 2 ustawy każe zażądać ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu przed rozpoczęciem pracy. Zrób kopię i przechowuj ją przez cały okres zatrudnienia.

2. Podpisz umowę na piśmie, zanim pracownik zacznie

   Jeśli umowa jest po polsku, a pracownik nie zna polskiego, przed podpisaniem dajesz mu jej treść na piśmie w zrozumiałym dla niego języku. Tę wersję też przechowujesz.

3. Poinformuj o prawie do związków zawodowych

   Na piśmie i w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. To osobny obowiązek z art. 5 ust. 4, łatwy do przeoczenia.

4. Złóż powiadomienie w ciągu 7 dni

   Przez system teleinformatyczny na praca.gov.pl. Gdy system nie działa, masz czas do pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii.

5. Zgłoś pracownika do ZUS w ciągu 7 dni

   Tak samo jak każdą inną osobę na tej umowie. Termin liczysz od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia.

W powiadomieniu podajesz dane firmy (NIP i REGON albo PESEL, jeśli zatrudniasz jako osoba fizyczna), symbol PKD, dane pracownika z rodzajem i numerem dokumentu, tytuł pobytu, rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, stawkę, wymiar czasu pracy oraz liczbę wszystkich osób, które u Ciebie pracują na etacie i na umowach cywilnoprawnych. Czym jest sam dokument i skąd się wziął, wyjaśniamy w haśle powiadomienie o powierzeniu pracy.

Kiedy trzeba złożyć powiadomienie drugi raz?

Najczęstszy przypadek w małej firmie to przejście ze zlecenia na umowę o pracę po okresie próbnej współpracy. To jest zmiana rodzaju umowy, więc powiadomienie składasz ponownie. Jeśli zaczynasz od zlecenia, przyda się wzór umowy zlecenia; pamiętaj, że przy zleceniu od firmy obowiązuje minimalna stawka godzinowa, w 2026 roku 31,40 zł brutto.

Jakie kary grożą pracodawcy?

Okręgowy Inspektorat Pracy w Białymstoku zwraca uwagę na rzecz, która uspokaja wielu pracodawców: powiadomienie ma charakter informacyjny, a jego brak sam w sobie nie czyni zatrudnienia nielegalnym. Kończy się grzywną z art. 84 ust. 6, a nie zarzutem nielegalnego powierzenia pracy.

Inaczej jest z umową. Ustawa definiuje nielegalne powierzenie pracy także jako powierzenie jej bez umowy w formie pisemnej. Tu nie ma już „drobnego” wykroczenia.

Jest też furtka dla uczciwego pracodawcy. Art. 85 zwalnia z kary za nielegalne powierzenie pracy osobie bez ważnego dokumentu pobytowego, jeśli przed pracą zażądałeś dokumentu, przechowujesz kopię i zgłosiłeś pracownika do ubezpieczeń. Nie działa to, gdy wiedziałeś, że dokument jest podrobiony.

Pracownik z Ukrainy a ZUS: czy coś się różni?

Różnica jest tylko w dokumentach, które urzędy wymieniają między sobą. Po nowelizacji dane z powiadomienia trafiają do ZUS, KRUS, PIP, Straży Granicznej i Krajowej Administracji Skarbowej, a ZUS przekazuje ministrowi i inspekcji informację, czy osoba z powiadomienia jest objęta ubezpieczeniami. Rozjazd między powiadomieniem a zgłoszeniem w ZUS będzie więc widoczny dla kontrolujących.

Ile kosztuje etat, a ile zlecenie przy tej samej kwocie brutto, rozpisaliśmy w tekście koszty zatrudnienia pracownika. Aktualną kwotę najniższej pensji znajdziesz w haśle minimalne wynagrodzenie.

Jak znaleźć pracownika z Ukrainy?

Kilka praktycznych uwag z perspektywy małej firmy:

• Język ogłoszenia. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dopisać krótki opis po ukraińsku obok polskiego. Wymagania językowe formułuj przez pryzmat stanowiska, na przykład „komunikatywny polski do rozmowy z klientem”, a nie pochodzenia.
• Warunki od razu. Podaj rodzaj umowy, stawkę i miejsce pracy. Od 24 grudnia 2025 roku i tak musisz poinformować kandydata o wynagrodzeniu przed zawarciem umowy.
• Pośrednicy. Osoby „podsyłane” przez znajomego firmy bez wpisu do rejestru agencji zatrudnienia to ryzyko grzywny od 6000 zł.

Gdzie opublikować ofertę bez opłat, porównaliśmy w tekście darmowe ogłoszenia o pracę. Jak zgłosić ofertę do urzędu, opisujemy w poradniku ogłoszenie o pracę w urzędzie pracy. Na Denwi ofertę dodasz w kategorii praca za 0 zł, z polem na widełki wynagrodzenia, a z kandydatami porozmawiasz na czacie bez publikowania numeru telefonu.

Przepisy o cudzoziemcach zmieniały się w ostatnich latach kilka razy, a sytuacje graniczne, jak wygaśnięcie ochrony czasowej po wyjeździe z Polski na ponad 30 dni, zależą od szczegółów. Przy wątpliwościach co do konkretnej osoby zapytaj swój powiatowy urząd pracy albo prawnika. Ten tekst referuje przepisy, nie zastępuje porady prawnej.