Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy

Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy to zgłoszenie do powiatowego urzędu pracy, które pozwala legalnie zatrudnić Ukraińca bez zezwolenia na pracę. Polski podmiot powierzający pracę składa je w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, wyłącznie elektronicznie, przez system praca.gov.pl. Do 4 marca 2026 r. obowiązek wynikał z art. 22 specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Od 5 marca 2026 r., po jej wygaszeniu, przeniesiono go do art. 5a ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom i objęto nim cudzoziemców korzystających w Polsce z ochrony czasowej.

Czy w 2026 roku nadal można zatrudnić Ukraińca na powiadomienie?

Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. według starych przepisów nadal działają na dotychczasowych zasadach (art. 40 ustawy wygaszającej).

Co zawiera powiadomienie

Właściwy jest urząd pracy według siedziby lub miejsca stałego pobytu pracodawcy. Gdy system praca.gov.pl nie działa i nie da się zdążyć w terminie, powiadomienie składa się najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii.

Kiedy trzeba powiadomić ponownie

W ciągu 7 dni od każdej z tych zmian:

• zmiana rodzaju umowy, np. ze zlecenia na umowę o pracę,
• zmiana stanowiska lub rodzaju pracy,
• zmniejszenie wymiaru czasu pracy albo liczby godzin,
• obniżenie stawki wynagrodzenia.

Podwyżka i zwiększenie etatu nie wymagają ponownego zgłoszenia.

Kiedy się z tym spotkasz

Zwykle po udanej rekrutacji z ogłoszenia, gdy kandydat okazuje się obywatelem Ukrainy. Ofertę pracy możesz opublikować bez opłat w kategorii Praca, a o formalnościach po stronie pracodawcy decyduje dopiero status pobytowy osoby, którą wybierzesz. Stawka wpisana w powiadomieniu podlega tym samym zasadom co u polskich pracowników, łącznie z minimalnym wynagrodzeniem.

Na co uważać

Termin liczy się od pierwszego dnia pracy, nie od podpisania umowy. Spóźnienie albo brak ponownego powiadomienia to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom).

Powiadomienie nie zastępuje umowy. Obowiązki z Kodeksu pracy albo Kodeksu cywilnego, składki i zgłoszenie do ZUS zostają takie same jak przy każdym pracowniku.

Sprawdź tytuł pobytu przed startem. Powiadomienie dotyczy konkretnych grup cudzoziemców. Przy innych podstawach pobytu obowiązują zwykłe procedury, np. zezwolenie na pracę. W razie wątpliwości zapytaj w powiatowym urzędzie pracy albo na infolinii Zielonej Linii.