Protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument podpisywany przy wydaniu i zwrocie lokalu, opisujący stan instalacji, urządzeń i wyposażenia, liczniki i klucze, który według art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów jest podstawą rozliczeń przy zwrocie lokalu, w tym potrąceń z kaucji.
Aktualizacja:
Protokół zdawczo-odbiorczy to pisemny opis stanu lokalu, który strony najmu podpisują w dniu przekazania kluczy: raz przy wydaniu mieszkania najemcy, drugi raz przy jego zwrocie. Zawiera stan techniczny ścian, podłóg, instalacji i urządzeń, listę wyposażenia, odczyty i numery liczników, liczbę kluczy oraz uwagi o usterkach, najlepiej ze zdjęciami. Przy najmie lokalu mieszkalnego sporządzenie go przed wydaniem lokalu przewiduje wprost art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów, według którego protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.
Po co go podpisywać?
Krótka odpowiedź
Żeby przy wyprowadzce było wiadomo, co zniszczył najemca, a co było zniszczone wcześniej. Bez protokołu działa domniemanie z art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego, że lokal wydano najemcy w stanie dobrym i przydatnym do użytku, więc to najemca musi udowodnić, że usterka istniała przed jego wprowadzeniem.
Protokół chroni obie strony. Najemcę przed płaceniem za cudzą porysowaną podłogę, właściciela przed twierdzeniem, że pęknięta umywalka była taka od zawsze. To on przesądza, co wynajmujący może potrącić z kaucji, którą zwraca w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu.
Co wpisać
Protokół przy wydaniu i zwrocie mieszkania
- Datę i godzinę przekazania, adres lokalu, dane stron i datę umowy.
- Stan każdego pomieszczenia: ściany, podłogi, okna, drzwi, konkretne usterki.
- Wyposażenie z opisem stanu: meble, AGD, sprzęty.
- Liczniki prądu, gazu, wody i ciepła: odczyt oraz numer fabryczny.
- Liczbę i rodzaj kluczy, pilotów, kart dostępu.
- Listę zdjęć z datą, najlepiej jako załącznik podpisany przez obie strony.
- Podpisy obu stron na każdym egzemplarzu.
Numer fabryczny licznika jest ważniejszy, niż się wydaje. Gdy dostawca wymieni licznik w trakcie najmu, sam odczyt nic nie powie.
Zużycie a szkoda
Najemca oddaje lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Protokół wejściowy pozwala oddzielić jedno od drugiego.
| Sytuacja | Zwykle traktowane jako |
|---|---|
| Lekko przetarte panele, ślady po meblach na ścianie | zużycie, po stronie właściciela |
| Wypalony blat, dziura w drzwiach, pęknięta szyba | szkoda, po stronie najemcy |
| Usterka opisana w protokole przy wydaniu | stan zastany, bez odpowiedzialności najemcy |
Granica między zużyciem a szkodą zależy od okoliczności, więc w sporze o większą kwotę zdecydować może dopiero sąd. Przy takiej stawce warto skonsultować się z prawnikiem.
Na co uważać
Termin na roszczenia jest krótki. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody i najemcy o zwrot nakładów przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 KC).
Nie tylko przy mieszkaniu. Tę samą rolę protokół pełni przy użyczeniu lokalu, przy wynajmie samochodu czy przy dzierżawie gruntu, gdzie opisuje się stan zasiewów, rowów i znaków granicznych.
Przy najmie okazjonalnym ustawa go nie narzuca, ale się przydaje. Art. 19e wyłącza przy najmie okazjonalnym większość przepisów ustawy, w tym art. 6c. Domniemanie z Kodeksu cywilnego działa jednak nadal, a kaucja zabezpiecza tam dodatkowo koszty egzekucji, więc bez protokołu obie strony tracą punkt odniesienia.
Gotowy dokument z tabelami na liczniki, klucze i wyposażenie to protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania. Całą umowę najmu omawiamy w tekście co musi zawierać umowa najmu mieszkania.
Źródła
- Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, art. 6 i 6c (Dz.U. 2023 poz. 725) - Dziennik Ustaw, API ELI Kancelarii Sejmu (dostęp: 2026-09-23)
- Kodeks cywilny, art. 675 i 677 (Dz.U. 2026 poz. 795) - Dziennik Ustaw, API ELI Kancelarii Sejmu (dostęp: 2026-09-23)