KSeF (Krajowy System e-Faktur)
KSeF to Krajowy System e-Faktur Ministerstwa Finansów, w którym od 1 kwietnia 2026 r. (największe firmy od 1 lutego 2026 r.) wystawia się faktury dla firm jako pliki XML; faktury dla osób prywatnych są z tego obowiązku wyłączone.
Aktualizacja:
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura w KSeF to plik XML zgodny z wzorem, któremu system nadaje unikalny numer; odbiorca z NIP znajduje ją w systemie, a KSeF przechowuje ją przez 10 lat. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wynika z art. 106ga ustawy o VAT.
Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?
Krótka odpowiedź
Od 1 lutego 2026 r. firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, a od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy pozostali podatnicy. Do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF można jeszcze wystawiać, jeśli ich łączna wartość z VAT nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł.
Limit 10 000 zł liczy się od faktur, które musiałyby trafić do KSeF, według daty wystawienia. Gdy w danym miesiącu zostanie przekroczony, w KSeF wystawia się już fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie następne, także w kolejnych miesiącach. Od 1 stycznia 2027 r. to ułatwienie przestaje działać. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkie firmy od 1 lutego 2026 r.
Czy faktura dla osoby prywatnej musi być w KSeF?
Krótka odpowiedź
Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązku KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT) i można je wystawiać na papierze albo jako zwykły plik elektroniczny, np. PDF. Wystawienie ich w KSeF jest dobrowolne.
Faktury konsumenckie nie liczą się też do limitu 10 000 zł. Do końca 2026 r. poza KSeF zostają także faktury z kas rejestrujących, w tym paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone.
To ważne dla komisów i handlarzy: auto sprzedane osobie prywatnej możesz udokumentować papierową fakturą VAT marża, a auto sprzedane firmie od kwietnia 2026 r. zwykle już fakturą w KSeF, bo jedna transakcja przekracza miesięczny limit. Wzór i zasady znajdziesz na stronie faktura VAT marża: wzór PDF.
Jak wystawić fakturę w KSeF bez płatnego programu?
Krótka odpowiedź
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF (w przeglądarce) i Aplikację Mobilną KSeF. Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym albo przez program księgowy zintegrowany z systemem.
Do logowania potrzebny jest profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF; sam PESEL nie wystarczy. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną ma dostęp do KSeF jako właściciel automatycznie, bez składania wniosku.
Co z fakturą KSeF, gdy nabywca nie ma dostępu do systemu?
Fakturę ustrukturyzowaną dla osoby prywatnej albo firmy zagranicznej udostępnia się w sposób uzgodniony z nabywcą, np. jako wydruk albo PDF. Taki wydruk musi mieć kod, który pozwala dotrzeć do faktury w KSeF i sprawdzić jej dane (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT).
Źródła
- Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF? - Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl (dostęp: 2026-10-20)
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania - Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl (dostęp: 2026-10-20)
- Konsumenci i osoby fizyczne: najczęściej zadawane pytania - Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl (dostęp: 2026-10-20)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 106ga, 106gb) - Dziennik Ustaw, API ELI Sejmu RP (dostęp: 2026-10-20)